Abrechnung Privatrechnungen nach GOÄ/GOP
Erstelle Rechnungen aus den dokumentierten Leistungen deiner Patientenakten. Prüfe die Positionen vor der Abrechnung und versende Rechnungen verschlüsselt über psyluna Safe. Zahlungen und Mahnungen verwaltest du ebenfalls in psyluna.
Auf einen Blick
- Rechnungen für Selbstzahler:innen, Privatversicherte und Beihilfeberechtigte.
- Prüfe offene Leistungen je Patient:in vor der Rechnungserstellung.
- Erkenne Termine, für die noch keine Abrechnungsziffer dokumentiert ist.
- Versende Rechnungen verschlüsselt mit psyluna Safe oder lade sie als PDF herunter.
- Erfasse Zahlungen und erstelle Mahnungen mit eigenen Texten und Fristen.
- Rechnungen werden lokal in deinem Browser erstellt und verschlüsselt gespeichert.
Im Praxisalltag
Leistungen abrechnen
Die Grundlage jeder Rechnung sind die Leistungen in der Dokumentation. Zu jeder Sitzung erfasst du Ziffern, Steigerungsfaktoren und gegebenenfalls Begründungen.
Im Abrechnungslauf siehst du alle noch nicht abgerechneten Leistungen, auch aus früheren Monaten, und erstellst daraus Rechnungen.
Dokumentieren
Erfasse Ziffern und Faktoren. psyluna berechnet die Beträge aus dem Gebührenkatalog.
Abrechnungslauf prüfen
Prüfe Positionen und Hinweise. Wähle aus, für wen eine Rechnung erstellt werden soll.
Rechnungen erstellen
Erstelle die ausgewählten Rechnungen mit fortlaufender Nummer als PDF.
Versenden
Versende Rechnungen über psyluna Safe oder drucke sie aus.
Zahlungen erfassen
Erfasse vollständige Zahlungen oder Teilzahlungen. Der Rechnungsstatus passt sich an.
Erinnern und mahnen
Erstelle bei überfälligen Rechnungen Zahlungserinnerungen und Mahnungen.
Leistungen vorab prüfen
Die Vorschau zeigt je Patient:in alle Positionen mit Datum, Ziffer, Leistung, Faktor und Betrag, dazu Diagnose und Gesamtsumme. Erst beim Erstellen werden Rechnungen gespeichert und Nummern vergeben.
Bei Unstimmigkeiten kannst du einzelne Patient:innen vom Abrechnungslauf ausschließen. Korrigiere anschließend die Akte. Die Leistungen erscheinen im nächsten Abrechnungslauf.
Nachträgliche Änderungen
Erstellte Rechnungen lassen sich nicht bearbeiten. Versendete korrigierst du per Rechnungskorrektur, nicht versendete kannst du löschen.
Termin ohne Abrechnungsziffer
psyluna weist auf vergangene Termine der letzten 90 Tage ohne Abrechnungsziffer hin. Das gilt auch für Patient:innen ohne weitere offene Leistungen. Abgesagte Termine sind ausgenommen.
Fehlende Adress- oder Praxisdaten
Ohne vollständige Rechnungsadresse kann für die betroffene Patient:in keine Rechnung erstellt werden. Fehlende Praxisdaten wie Anschrift oder IBAN verhindern den gesamten Abrechnungslauf.
Unplausible Angaben
Leistungen mit ungültiger Anzahl oder ungültigem Faktor müssen zunächst korrigiert werden.
Hinweise zu Ziffernkombinationen und Kontingenten erhältst du bereits beim Dokumentieren. Mehr dazu unter Leistungsketten, Hinweise und Kontingente.
Rechnungen versenden
Rechnungen kannst du digital oder in Papierform versenden.
- psyluna Safe. Die Rechnung wird verschlüsselt über psyluna Safe bereitgestellt. Die E-Mail enthält einen Link. Beim Versand legst du ein Passwort fest und teilst es der Empfänger:in getrennt mit, zum Beispiel telefonisch.
- PDF. Lade die Rechnung herunter und drucke sie für den Postversand oder die persönliche Übergabe aus.
Für den Sammeldruck lädt psyluna alle Rechnungen und Mahnungen herunter, die noch nicht als versendet markiert sind. Danach markierst du sie gesammelt als versendet. Bei Safe-Versand geschieht das automatisch.
Für den E-Mail-Versand benötigst du ein verbundenes Postfach.
An
Betreff
Unverschlüsselte E-Mail
Psychotherapiepraxis Mustermann hat Ihnen eine Nachricht über psyluna Safe gesendet. Öffnen Sie den folgenden Link und geben Sie das Ihnen mitgeteilte Passwort ein, um den Inhalt zu lesen:
https://safe.psyluna.de/safe/#…
Der Link ist gültig bis 30.10.2026.
psyluna Safe · Ende-zu-Ende verschlüsselt
Teile das Passwort telefonisch mit. Verwende dafür immer einen anderen Kanal als für den Link.
Zahlungen und Mahnungen
Zahlungseingänge erfasst du mit Betrag und Datum an der Rechnung. Teilzahlungen sind möglich. Erfasste Zahlungen dürfen den offenen Betrag nicht überschreiten. Fehlerhafte Einträge lassen sich entfernen und bleiben im Verlauf als entfernt sichtbar.
Der Status zeigt, ob eine Rechnung druckbereit, versendet, teilbezahlt, bezahlt oder überfällig ist. Bei überfälligen Rechnungen kannst du eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen.
Stufe 1 · Zahlungserinnerung
Setzt eine neue Zahlungsfrist. Standardmäßig beträgt sie 14 Tage ab der Markierung als versendet.
Stufe 2 · Mahnung
Folgt, wenn die Frist der Zahlungserinnerung abgelaufen ist.
Stufe 3 · Letzte Mahnung
Bildet die letzte Mahnstufe in psyluna.
Weiteres Vorgehen
Weitere Schritte wie ein gerichtliches Mahnverfahren laufen außerhalb von psyluna.
Mahnungen erstellen
Vor dem Erstellen prüfst du Zahlungseingänge, offenen Betrag, Empfänger:in und neue Frist. Mahnungen lassen sich wie Rechnungen versenden oder drucken. Ihre Frist beginnt mit der Markierung als versendet.
Mahnungen enthalten Rechnungsdaten und Zahlungsbeträge, aber keine Diagnose oder Leistungen. psyluna berechnet keine Mahngebühren. Hast du nach dem Erstellen der Mahnung noch eine Zahlung erfasst, warnt psyluna dich vor dem Versand.
Nach der letzten Mahnung zeigt psyluna das voraussichtliche Ende der regulären Verjährung an. Das Datum dient nur zur Orientierung. Prüfe die Verjährung im Einzelfall.
Rechnungen anpassen
Der Rechnungsaufbau ist vorgegeben. Briefkopf und begleitende Texte gestaltest du selbst.
Rechnungsaufbau
Jede Rechnung enthält Empfänger:in, Nummer, Datum, Diagnose, Leistungspositionen und Gesamtbetrag. Jede Leistungsposition enthält Datum, Ziffer, Beschreibung, Uhrzeit, Faktor, Anzahl und Betrag. Erforderliche Begründungen stehen direkt unter der Position.
Neben GOÄ/GOP-Leistungen kannst du eigene Leistungen mit festem Betrag abrechnen.
Rechnungstexte
Passe Briefkopf, Einleitung, Zahlungshinweis und Grußformel an. Auch für Rechnungskorrekturen und Mahnungen hinterlegst du eigene Texte. Platzhalter wie Name oder Rechnungsnummer füllt psyluna automatisch. Eine PDF-Vorschau zeigt das Ergebnis.
Rechnungsnummern
Wähle ein Nummernformat und lege die nächste laufende Nummer fest. So kannst du auch eine bestehende Nummerierung fortführen.
Rechnungsempfänger:in
Du kannst Rechnungen an die Patient:in oder an eine andere Person oder Einrichtung adressieren, zum Beispiel Eltern oder eine Versicherung. Die Adresse verwaltest du in den Stammdaten. Für den Versand lässt sich eine eigene E-Mail-Adresse hinterlegen.
Rechnungen korrigieren
Abgerechnete Leistungen sind in der Akte gesperrt. Für nachträgliche Änderungen stornierst du die Rechnung per Rechnungskorrektur. Nicht versendete Rechnungen lassen sich auch löschen.
Rechnungskorrektur (Storno)
Für versendete oder bezahlte Rechnungen
- Eine Rechnungskorrektur erhält eine eigene Nummer und negative Beträge. Die Originalrechnung bleibt als storniert erhalten.
- Die Leistungen werden zur Bearbeitung freigegeben und können erneut abgerechnet werden.
- Auch bezahlte Rechnungen lassen sich per Rechnungskorrektur stornieren. Erfasste Zahlungen werden dabei ebenfalls storniert. Bereits erhaltene Beträge musst du erstatten oder bei der neuen Rechnung als Zahlung erfassen.
- Die Rechnungskorrektur verschickst du wie eine Rechnung.
Rechnung endgültig löschen
Gedacht für nicht versendete Rechnungen
- Eine Löschung entfernt Rechnung und PDF.
- Die Leistungen werden wieder freigegeben. Die Rechnungsnummer ist erneut verfügbar.
- Wurde die Rechnung bereits als versendet markiert, per Safe geteilt oder bezahlt, warnt psyluna vor dem Löschen. Nutze dann besser die Rechnungskorrektur.
- Die Löschung bleibt mit der verantwortlichen Person im Änderungsprotokoll sichtbar.
Einnahmen und offene Beträge
Die Übersicht zeigt alle Rechnungen mit Nummer, Patient:in, Datum, Betrag und Status. Du kannst nach Status und Zeitraum filtern. Die Rechnungen einer Patient:in findest du zusätzlich in ihrer Akte.
Summen und ein Monatsdiagramm zeigen die Entwicklung deiner Einnahmen. Dabei kannst du zwischen Rechnungsbeträgen und tatsächlichen Zahlungseingängen wechseln.
Technische Details
Verarbeitung im Browser
Dein Browser verarbeitet die entschlüsselten Leistungen lokal im Arbeitsspeicher, berechnet Beträge und erstellt Rechnungen als PDF. Rechnungsdaten und PDFs werden vor dem Speichern mit dem Praxisschlüssel verschlüsselt.
- Rechnungsnummer
- Der Browser vergibt die nächste Nummer im gewählten Format.
- Speicherung
- Rechnung und PDF werden mit dem Praxisschlüssel per AES-256-GCM verschlüsselt. Bei jedem Speichern wird zusätzlich ein neuer Zufallswert (Initialisierungsvektor) verwendet, damit gleiche Inhalte nach der Verschlüsselung nie identisch aussehen. Gespeicherte PDFs bleiben unverändert. Korrekturen sind neue Dokumente.
- Was der Server sieht
- Der Server sieht nur, dass Datensätze und Dateien existieren, sowie deren Größe und Änderungszeitpunkt. Name, Anschrift, Diagnose, Leistungen, Beträge, Rechnungsnummer und Zahlungsstatus bleiben verschlüsselt.
- Versand per psyluna Safe
-
- Für den Versand erhält das PDF einen eigenen zufälligen Inhaltsschlüssel, der ebenfalls verschlüsselt gespeichert wird.
- Der Schutz nutzt einen mit Argon2id aus dem Passwort abgeleiteten Schlüssel und ein Geheimnis im Link.
- Das Geheimnis steht im URL-Fragment nach dem #. Dieses wird bei HTTP-Anfragen nicht übertragen.
- Sperre: Nach fünf falschen Passwörtern wird der Link gesperrt.
- Gültigkeit des Links: standardmäßig 14 Tage, höchstens 90 Tage.
- Was in der E-Mail steht
- Die E-Mail enthält Rechnungsnummer, Praxisname, Link, Ablaufdatum und deine Signatur. Der Nachrichtentext ist anpassbar. Diagnose, Beträge und Rechnungs-PDF sind nicht enthalten. Zum Öffnen der Rechnung wird zusätzlich das getrennt mitgeteilte Passwort benötigt.
Häufige Fragen
Für welche Abrechnungsarten ist psyluna gedacht?
psyluna ist für Privatrechnungen an Selbstzahler:innen, Privatversicherte und Beihilfeberechtigte gedacht. Du kannst Leistungen nach GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte) und GOP (Gebührenordnung für Psychotherapeut:innen) mit Steigerungsfaktor sowie eigene Leistungen mit festem Betrag abrechnen. Die Beträge richten sich nach dem Gebührenkatalog zum Leistungsdatum. Eine Abrechnung über die Kassenärztliche Vereinigung ist nicht möglich.
Wie erkenne ich fehlende Abrechnungsziffern?
Der Abrechnungslauf weist auf vergangene Termine der letzten 90 Tage ohne Abrechnungsziffer in der Akte hin. Abgesagte Termine sind ausgenommen. Nachträglich dokumentierte Leistungen erscheinen im nächsten Abrechnungslauf.
Wie korrigiere ich versendete Rechnungen?
Erstelle eine Rechnungskorrektur mit eigener Nummer und negativen Beträgen. Die Originalrechnung bleibt erhalten. Die Leistungen werden wieder freigegeben, damit du sie korrigieren und erneut abrechnen kannst. Endgültig löschen solltest du nur nicht versendete Rechnungen.
Wie funktioniert der verschlüsselte Versand?
Die Rechnung liegt Ende-zu-Ende verschlüsselt in psyluna Safe. Die E-Mail enthält einen Link. Beim Versand legst du ein Passwort fest und teilst es getrennt mit, zum Beispiel telefonisch. Nach fünf falschen Passworteingaben wird der Link gesperrt.
Kann ich meine Rechnungsnummern fortführen?
Ja. Du wählst das Nummernformat und legst die nächste laufende Nummer fest. Bestehende Rechnungen behalten ihre Nummer, wenn du das Format später änderst.
Kann ich Rechnungen an Eltern adressieren?
Ja. Du kannst für jede Patient:in eine andere Person oder Einrichtung als Rechnungsempfänger:in hinterlegen. Adressfeld und Anrede im Brief werden entsprechend angepasst. Die Anschrift kann aus den Stammdaten der Patient:in übernommen werden.
Abrechnung mit psyluna
Von der dokumentierten Leistung bis zum Zahlungseingang: alles an einem Ort.
Ohne Zahlungsdaten · keine automatische Verlängerung · wenn du bleibst: 29 €/Monat inkl. USt.