Kalender und Terminplanung Deine Praxiswoche planen
Plane Einzeltermine, regelmäßige Sitzungen und Abwesenheiten in einem Kalender. Vom Termin erreichst du die Dokumentation, die Patientenakte und die Videosprechstunde.
Auf einen Blick
- Wochenansicht mit Terminarten und Dokumentationsstatus.
- Serienplaner für freie Zeiten in den nächsten 12 Wochen.
- Abwesenheiten sperren die Online-Terminbuchung.
- Termininhalte werden im Browser verschlüsselt.
Im Praxisalltag
Die Woche im Überblick
Die Wochenansicht zeigt deine Termine mit Farben für die Terminarten und Symbolen für Serien, Videosprechstunden und den Dokumentationsstatus. Das Wochenende blendest du bei Bedarf per Schalter ein oder aus. Außerdem legst du fest, welcher Zeitraum im Kalender sichtbar ist, zum Beispiel 9 bis 18 Uhr. In einer gemeinsamen Praxis nutzt ihr denselben Kalender mit jeweils eigener Ansicht.
Zeit festlegen
Neue Termine beginnen im 30-Minuten-Raster und dauern standardmäßig 50 Minuten. Beginn und Dauer kannst du ändern.
Patient:in zuordnen
Wähle aus deinen Patient:innen oder erfasse einen Termin ohne Zuordnung, etwa für Supervision oder Pausen.
Details ergänzen
Lege Terminart, Wiederholung und Notiz fest. Bei Bedarf aktivierst du die Videosprechstunde.
Eigene Terminarten
Für jede Terminart legst du Name, Farbe und Symbol fest. So unterscheidest du die Termine, die in deiner Praxis tatsächlich vorkommen, auf einen Blick, zum Beispiel Supervision, Elterngespräch oder Gruppentherapie. Für die Terminbuchung kannst du später Verfügbarkeitsfenster je Terminart anlegen.
Überschneidungen
Überlappen sich zwei Termine, weist psyluna dich darauf hin und speichert den Termin trotzdem. So bleibt Platz für bewusste Doppelbelegungen. Bis zu drei Termine stehen nebeneinander, alle weiteren fasst ein Sammelfeld zusammen, das du aufklappen kannst.
Termine verschieben
Ziehe einen Termin in der Wochenansicht einfach an eine andere Zeit. Die Startzeit rastet in Schritten von 30 Minuten ein, die Dauer bleibt erhalten. Bei Serien wählst du, ob die Änderung nur diesen Termin oder auch alle folgenden betrifft. Bei dokumentierten Sitzungen entscheidest du zusätzlich, ob Einträge in der Patientenakte das neue Datum übernehmen.
Alles zum Termin
Die Termindetails öffnen sich neben der Wochenansicht. Dort bearbeitest du den Termin und erreichst Dokumentation, Patientenakte und Videosprechstunde.
- Dokumentation und Akte. Öffne die Sitzungsdokumentation oder die Patientenakte.
- Absagen. Abgesagte Termine bleiben sichtbar und lassen sich wiederherstellen.
- Notizen. Notizen zum Termin sind von der Patientenakte getrennt.
- Videosprechstunde. Aktiviere sie direkt im Termin, lade Teilnehmer:innen ein und starte das Gespräch von dort aus.
- Kontingente. Sieh nach, wie viele Sitzungen bereits verbraucht sind.
Serientermine planen
Termine können sich täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich wiederholen. Du legst Intervall, Wochentage und bei Bedarf ein Enddatum oder die Anzahl der Termine fest.
Einzelne Termine lassen sich verschieben, absagen oder mit einer Notiz ergänzen, ohne die übrige Serie zu ändern. Beim Löschen wählst du zwischen einem Termin, diesem und allen folgenden oder der gesamten Serie. Vor dem Löschen der gesamten Serie zeigt psyluna die Anzahl betroffener Termine und fragt nach einer Bestätigung.
Einzeltermine kannst du nachträglich in Serien umwandeln und umgekehrt.
Freie Zeiten finden
Der Serienplaner fasst die Belegung der nächsten 12 Wochen in einer Musterwoche zusammen. Die Färbung zeigt, wie häufig eine Uhrzeit belegt ist. Auf Wunsch zeigt der Serienplaner nur Serientermine.
Aus dem Serienplaner kannst du eine neue wöchentliche Serie anlegen. psyluna zeigt dir, in wie vielen der 12 Wochen der Zeitraum noch frei ist.
Abwesenheiten und Feiertage
Erfasse Urlaub, Fortbildungen und freie Tage als Zeitraum oder wiederkehrende Wochentage. Wiederholungen sind mit oder ohne Enddatum möglich. Einzelne Tage einer Wiederholung kannst du löschen.
Abwesenheiten erscheinen oberhalb der Woche und markieren die betroffenen Tage. An diesen Tagen kannst du weiterhin selbst Termine eintragen. In der Online-Terminbuchung sind sie nicht buchbar.
Gesetzliche Feiertage
Wähle dein Bundesland, um die landesweit geltenden Feiertage anzuzeigen. Einzelne Feiertage lassen sich ausblenden. Feiertage, die nur in bestimmten Gemeinden gelten, erfasst du bei Bedarf als Abwesenheit.
Zeiten zur Buchung freigeben
Im Kalender legst du fest, wann und für welche Terminarten Patient:innen selbst buchen dürfen. psyluna bietet nur Zeiten innerhalb dieser Verfügbarkeitsfenster an und berücksichtigt bestehende Termine und Abwesenheiten.
Mehr zu Einladungen und Buchungsablauf findest du unter Terminbuchung.
Dein Tag im Überblick
Die Startansicht „Mein Tag“ zeigt den nächsten Termin mit Notizen, dem Datum der letzten Sitzung und dem Kontingentstand. Darunter findest du die übrigen Tagestermine, ihren Dokumentationsstatus und deine Aufgabenliste.
Auf dem Smartphone kannst du tageweise blättern, Termine anlegen oder absagen und Dokumente fotografieren. Aufnahmen werden verschlüsselt in der jeweiligen Patientenakte gespeichert.
Technische Details
Verschlüsselung im Kalender
Dein Browser verschlüsselt Termine mit dem Praxisschlüssel, bevor sie gespeichert werden. Dazu gehören Patient:in, Datum, Uhrzeit, Terminart, Notiz und Videoeinladungen. Auch Serien, Überschneidungen und Feiertage werden im Browser berechnet.
Der Server bekommt verschlüsselte Datensätze und Metadaten. Bei aktiver Online-Terminbuchung erhält der Buchungsdienst zusätzlich einzelne Uhrzeiten, aber keine Namen oder Inhalte. Die Einzelheiten stehen unten.
- Termin
- Jeder Termin wird mit AES-256-GCM und dem Praxisschlüssel verschlüsselt. Bei jedem Speichern wird zusätzlich ein neuer Zufallswert (Initialisierungsvektor) verwendet, damit gleiche Inhalte nie gleich aussehen. Die Datensatz-ID wird authentifiziert, damit ein Datensatz nicht unbemerkt einer anderen ID zugeordnet werden kann.
- Serie
- Eine Serie wird als ein Datensatz mit Wiederholungsregel und ausgelassenen Terminen gespeichert. Der Browser berechnet daraus die Termine des sichtbaren Zeitraums. Der Server kann Serien und Einzeltermine nicht unterscheiden.
- Ausnahmen
- Verschobene oder abgesagte Serientermine erhalten eigene Datensätze. Ihre IDs werden aus dem Datum und einem geheimen Wert in der verschlüsselten Serie abgeleitet. So berechnen Kolleg:innen dieselbe ID, ohne dass die ID etwas über den Termin verrät.
- Abwesenheiten und Feiertage
- Abwesenheiten werden als verschlüsselte Datensätze gespeichert. Feiertage berechnet der Browser aus Osterdatum und Landesliste, ohne sie zu speichern.
- Ansicht
- Wochenende, sichtbares Zeitfenster und Feiertagseinstellungen werden in einem verschlüsselten Einstellungsdatensatz gespeichert.
- Gleichzeitiges Arbeiten
- Der Server erkennt Versionskonflikte bei gleichzeitigen Änderungen. psyluna führt die Änderungen im Browser zusammen und weist darauf hin, wenn eine Fassung ersetzt wurde.
- Terminbuchung
- Verfügbarkeitsfenster werden verschlüsselt gespeichert. Bei aktiver Terminbuchung erhält der Buchungsdienst angebotene Zeiten, belegte Zeiten ohne Personenbezug, die sich mit künftigen Buchungsfenstern überschneiden, und gebuchte Zeiten bis zur Übernahme durch die Praxis. Er bekommt dabei keine Namen, Terminarten oder Datensatz-IDs. Vergangene Zeiten werden gelöscht.
Mehr zu Praxisschlüsseln, Passkeys und Backups findest du unter Sicherheitsarchitektur.
Häufige Fragen
Kann ich überlappende Termine eintragen?
Ja. psyluna warnt bei Überschneidungen, lässt den Termin aber zu. Bis zu drei Termine stehen in der Wochenansicht nebeneinander, alle weiteren fasst ein Sammelfeld zusammen, das du aufklappen kannst.
Wie lege ich eine Terminserie an?
Wähle beim Anlegen eines Termins die Wiederholung. Möglich sind tägliche, wöchentliche, monatliche und vierteljährliche Regeln mit frei wählbarem Intervall. Du kannst ein Enddatum oder eine Anzahl festlegen. Einzelne Termine lassen sich später verschieben oder absagen, ohne die übrige Serie zu ändern.
Blockiert eine Abwesenheit meinen Kalender?
Du kannst an Tagen mit Abwesenheit weiterhin selbst Termine eintragen. In der Online-Terminbuchung sind diese Tage nicht buchbar.
Welche Feiertage zeigt psyluna an?
psyluna zeigt die Feiertage an, die im gesamten ausgewählten Bundesland gelten. Einzelne Feiertage lassen sich ausblenden. Gemeindespezifische Feiertage erfasst du bei Bedarf als Abwesenheit.
Gibt es einen Abgleich mit Google Kalender oder Outlook?
Nein. Einen Abgleich mit Google Kalender oder Outlook und ein Kalender-Abo gibt es derzeit nicht. Unterwegs kannst du psyluna im Browser deines Smartphones öffnen. „Mein Tag“ zeigt deine Termine tageweise an.
Welche Kalenderdaten kann der Server lesen?
Der Server sieht Art, Anzahl und Änderungszeitpunkt der verschlüsselten Datensätze. Datum, Uhrzeit, Patient:in, Terminart und Notiz kann er nicht lesen. Bei aktiver Online-Terminbuchung erhält der Buchungsdienst angebotene Zeiten, belegte Zeiten ohne Personenbezug, die sich mit künftigen Buchungsfenstern überschneiden, und gebuchte Zeiten bis zur Übernahme durch die Praxis. Namen und Termininhalte erhält er dabei nicht.
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