E-Mail-Postfach E-Mails direkt in psyluna
Verbinde dein bestehendes Postfach mit psyluna. Lies und versende E-Mails, prüfe Empfängeradressen und übernimm wichtige Nachrichten verschlüsselt in die Patientenakte.
Auf einen Blick
- Deine Praxisadresse und dein E-Mail-Anbieter bleiben erhalten.
- Die Empfängerprüfung warnt vor Adressen, die bei der ausgewählten Patient:in nicht hinterlegt sind.
- Vertrauliche Dokumente versendest du über einen verschlüsselten Link mit psyluna Safe.
- Ausgewählte E-Mails lassen sich mit Anhängen verschlüsselt in der Akte speichern.
- Dein Postfach bleibt beim Anbieter.
Im Praxisalltag
Dein Postfach in psyluna
In psyluna bearbeitest du E-Mails direkt neben Kalender, Patientenakte und Abrechnung. Nachrichten, die du für die Dokumentation benötigst, kannst du in die zugehörige Akte übernehmen.
psyluna greift direkt auf dein bestehendes Postfach zu. Gesendete Nachrichten und Änderungen an deinen Ordnern sind auch in anderen E-Mail-Programmen sichtbar.
Antworten, weiterleiten, sortieren
Du kannst auf E-Mails antworten und sie mit Anhängen weiterleiten. Nachrichten lassen sich in deine Ordner oder den Papierkorb verschieben.
Ungelesene Nachrichten
Neue Nachrichten werden automatisch angezeigt. Die Anzahl ungelesener E-Mails bleibt auch in anderen Bereichen von psyluna sichtbar.
Signatur und Absendername
Absendername und Signatur legst du in den Einstellungen fest. psyluna ergänzt die Signatur in neuen E-Mails und Antworten.
E-Mails mit Bezug zur Akte
Schreibst du eine E-Mail direkt aus der Patientenakte, einem Textdokument oder einer Videoeinladung, ist die E-Mail-Adresse der Patient:in bereits eingetragen.
Empfängeradressen prüfen
Die Empfängerprüfung vergleicht die Adressen einer E-Mail mit den hinterlegten Angaben zur ausgewählten Patient:in.
Ist eine Adresse bei der Patient:in nicht hinterlegt, warnt psyluna dich vor dem Versand. Voraussetzung: Die E-Mail ist einer Patient:in zugeordnet.
Patient:in auswählen
Wähle die Patient:in aus. Bei E-Mails aus der Akte ist sie bereits zugeordnet. Gehört eine Adresse genau einer Patient:in, wählt psyluna diese automatisch aus.
Hinterlegte Adressen
Als hinterlegt gelten die E-Mail-Adressen aus den Stammdaten und Kontakten der Patient:in. Auch eine gesonderte E-Mail-Adresse für Rechnungen zählt dazu.
Nicht hinterlegte Adressen prüfen
Nicht hinterlegte Adressen in „An“, „Cc“ und „Bcc“ werden markiert. Vor dem Versand kannst du sie prüfen oder den Versand bestätigen.
Versand selbst entscheiden
Die Warnung blockiert den Versand nicht. Nach der Rückfrage entscheidest du, ob die E-Mail rausgeht.
Auch eine hinterlegte Adresse ist keine Freigabe: Prüfe vor jedem Versand, ob die Empfänger:innen diese Inhalte erhalten dürfen.
Pflege die Adressen in der Patientenverwaltung. Die E-Mail-Adresse der Patient:in gehört in die Stammdaten, Adressen von Bezugspersonen in die Kontakte.
Warnung: Empfänger nicht bei Patient:in hinterlegt
Diese E-Mail ist Jonas Weber zugeordnet. Die folgende E-Mail-Adresse ist weder in den Stammdaten noch unter den Kontakten dieser Person hinterlegt:
Prüfe die Empfänger noch einmal, bevor du patientenbezogene Informationen an externe Adressen sendest.
Gehört eine Adresse zu mehreren Patient:innen, erfolgt keine automatische Zuordnung. Du wählst die passende Patient:in selbst aus.
Rechnungen sicher versenden
Rechnungen enthalten personenbezogene Gesundheitsdaten. Gewöhnliche E-Mails und ihre Anhänge sind nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt. Nutze für vertrauliche Inhalte psyluna Safe.
In der Abrechnung wählst du „Mit psyluna Safe verschicken“. psyluna legt die Rechnung verschlüsselt in den Safe und trägt die Empfängeradresse in die E-Mail ein. Gibt es keine gesonderte E-Mail-Adresse für Rechnungen, nimmt psyluna die E-Mail-Adresse der Patient:in. Du prüfst die Angaben und legst ein Passwort fest.
Rechnung als PDF-Anhang
Gewöhnliche E-Mail
- Die PDF ist für die beteiligten E-Mail-Anbieter lesbar.
- Beim Weiterleiten wird auch die Rechnung weitergegeben.
- Ein Fehlversand kann Gesundheitsdaten offenlegen.
- Bereits zugestellte Anhänge lassen sich nicht zurückrufen.
Rechnung per psyluna Safe
Verschlüsselter Link
- Die PDF wird Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die E-Mail enthält den Link.
- Zum Öffnen ist ein Passwort nötig. Gib es auf einem anderen Weg weiter, z. B. telefonisch oder per SMS.
- Der Link läuft standardmäßig nach 14 Tagen ab. Du kannst die Frist ändern oder ihn vorher widerrufen.
- Empfänger:innen brauchen kein Konto und öffnen den Link im Browser.
E-Mail und Safe-Inhalt
Die E-Mail mit dem Safe-Link wird vorbereitet und lässt sich anpassen. Betreff und E-Mail-Text sind nicht verschlüsselt. Schreibe dort nichts Vertrauliches hinein. Bereits heruntergeladene Kopien kannst du auch nach Ablauf oder Widerruf des Links nicht zurückholen.
Nach dem Versand erhält die Rechnung den Status „versendet“. Mahnungen versendest du auf demselben Weg. Du kannst psyluna Safe auch in jeder anderen E-Mail nutzen, die du in psyluna schreibst.
Unverschlüsselte E-Mail
psyluna Safe: Ende-zu-Ende verschlüsselt
Passwort
Gültig bis
E-Mails in der Akte
Mit „In Akte speichern“ übernimmst du ausgewählte Nachrichten in die Patientenakte. psyluna schlägt eine Patient:in vor, wenn die Absenderadresse genau einer Patient:in gehört. Du kannst die Zuordnung ändern.
Gespeichert werden Betreff, Absender, Empfänger, Datum, Text und Anhänge. Die Kopie wird im Browser verschlüsselt und chronologisch in der Akte abgelegt. Die ursprüngliche E-Mail bleibt unverändert beim Anbieter.
Postfach verbinden
Voraussetzung ist ein Postfach mit IMAP und SMTP (bieten fast alle Anbieter) und einer Anmeldung per Passwort. Das funktioniert auch mit E-Mail-Adressen unter deiner eigenen Praxis-Domain.
Einstellungen öffnen
Die Verbindung richtest du unter „Konto & Sicherheit“ im Bereich „E-Mail-Konto“ ein.
Anbieter wählen
Für GMX, WEB.DE, T-Online, Posteo, mailbox.org, IONOS und Strato gibt es Vorlagen. Andere Anbieter richtest du mit Server und Port manuell ein.
Zugangsdaten eintragen
Benötigt dein Anbieter ein App-Passwort, erstellst du es in deinem Konto beim Anbieter und trägst es hier statt deines normalen Passworts ein.
Verbindung testen
psyluna prüft die Anmeldung für Empfang und Versand. Dabei wird keine E-Mail versendet.
Microsoft 365 und Outlook.com funktionieren nicht, weil Microsoft dort eine OAuth-Anmeldung verlangt, die psyluna nicht anbietet.
Technische Details
Verschlüsselung und Datenverarbeitung
Gewöhnliche E-Mails sind nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die beteiligten Anbieter können ihre Inhalte lesen. Zwischen den Anbietern ist Transportverschlüsselung üblich, aber nicht garantiert.
Zwischen deinem Browser und deinem Anbieter vermittelt ein E-Mail-Dienst von psyluna (ein Server, der die Verbindung herstellt). psyluna verschlüsselt alle Verbindungen zwischen Browser, E-Mail-Dienst und Anbieter. Dauerhaft gespeichert werden nur verschlüsselte Zugangsdaten und von dir ausgewählte Aktenkopien.
Verbindung zum Postfach
Der E-Mail-Dienst verbindet den Browser über IMAP und SMTP mit deinem Anbieter. Er verarbeitet Zugangsdaten und E-Mail-Inhalte während der Sitzung im Arbeitsspeicher des Servers. In dieser Zeit liegen die Inhalte unverschlüsselt vor. Der Dienst speichert keine Postfachkopie in einer Datenbank.
- Zugangsdaten
- Zugangsdaten und Serverangaben werden im Browser mit dem Praxisschlüssel (AES-256-GCM) verschlüsselt gespeichert. Für eine Sitzung entschlüsselt der Browser die Angaben und überträgt sie per HTTPS an den E-Mail-Dienst.
- E-Mail-Inhalte
- Die Postfachansicht greift direkt auf den Anbieter zu. Es gibt keinen dauerhaften Zwischenspeicher und keinen Suchindex der E-Mails in psyluna. Im Browser sind die Nachrichten nur im geöffneten Tab vorhanden. Nur ausdrücklich in der Akte gespeicherte Kopien werden in die Datensicherung von psyluna einbezogen.
- Sitzungen
- Die E-Mail-Sitzung ist an deine psyluna-Anmeldung und die aktive Praxis gebunden. Sie endet beim Abmelden, wenn deine Anmeldung abläuft oder nach 30 Minuten Inaktivität. psyluna legt bei deinem Anbieter keine dauerhaften Zugangsschlüssel an.
- Verbindung zum Anbieter
- Die Verbindung erfordert TLS mit geprüftem Zertifikat. Unterstützt werden die Ports 993 und 465 sowie STARTTLS über 143 und 587. Unverschlüsselte Verbindungen, andere Ports und Ziele in internen Netzen werden abgelehnt. Der Versand erfordert eine Anmeldung am SMTP-Server.
- Darstellung
- HTML-Nachrichten werden in Text umgewandelt. Dabei werden keine Skripte ausgeführt und keine externen Inhalte geladen. Links erscheinen mit vollständiger Adresse. Anhänge werden zum Herunterladen angeboten und nicht im Browser geöffnet.
- Protokolle
- Die Server-Protokolle (Logs) des E-Mail-Dienstes enthalten keine E-Mail-Adressen, Betreffzeilen, Inhalte oder Passwörter. Auch Ordnernamen tauchen darin nicht auf.
- „In Akte speichern“
- Nur von dir ausgewählte E-Mails werden als Aktenkopien gespeichert. Text und Anhänge werden zuvor im Browser verschlüsselt. psyluna bestätigt den Vorgang nach erfolgreicher Speicherung.
- psyluna Safe im E-Mail-Fenster
- Nachricht und Dateien im Safe-Bereich werden vor dem Hochladen im Browser verschlüsselt. Die E-Mail enthält den Link zum Inhalt. Gib das Passwort auf einem anderen Weg weiter. Wie Safe verschlüsselt, steht unter psyluna Safe.
- Hosting
- Der E-Mail-Dienst läuft auf Infrastruktur mit BSI-C5-Testat in Deutschland. Mehr über Schlüssel, Passkeys und Datensicherungen erfährst du in der Sicherheitsarchitektur.
Häufige Fragen
Kann ich mein bestehendes Postfach nutzen?
Ja. Du verbindest dein bestehendes Postfach per IMAP und SMTP. Für GMX, WEB.DE, T-Online, Posteo, mailbox.org, IONOS und Strato gibt es Vorlagen. Andere Anbieter mit Passwortanmeldung richtest du manuell ein. Das funktioniert auch mit eigenen Praxis-Domains. Microsoft 365 und Outlook.com werden nicht unterstützt.
Welche E-Mails speichert psyluna?
Dein Postfach bleibt beim Anbieter. psyluna speichert daraus nur Nachrichten, die du ausdrücklich in die Patientenakte übernimmst. Diese Kopien und die Zugangsdaten werden im Browser verschlüsselt. Beim Lesen und Versenden verarbeitet der E-Mail-Dienst von psyluna die Inhalte vorübergehend im Klartext.
Sind E-Mails Ende-zu-Ende verschlüsselt?
Nein, gewöhnliche E-Mails sind es nicht. Die Verbindungen zwischen Browser, psyluna und deinem Anbieter sind verschlüsselt. Inhalte, die du im Safe ablegst, sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die E-Mail enthält dann nur den Link zum Inhalt. Das Passwort gibst du auf einem anderen Weg weiter.
Wie funktioniert die Empfängerprüfung?
Ist eine Patient:in zugeordnet, prüft psyluna alle Empfängeradressen gegen die zugehörigen Stammdaten und Kontakte. Nicht hinterlegte Adressen werden markiert. Vor dem Versand erscheint eine Rückfrage. Du kannst die Adressen ändern oder den Versand bestätigen. Die Prüfung ersetzt nicht deine eigene Kontrolle, wer die Inhalte erhalten darf.
Wie versende ich Rechnungen über Safe?
Wähle in der Abrechnung „Mit psyluna Safe verschicken“. Die E-Mail und die Rechnung werden vorbereitet. Prüfe die Empfängeradresse und lege ein Passwort fest. Die Rechnung wird Ende-zu-Ende verschlüsselt gespeichert. Die E-Mail enthält den Link. Das Passwort gibst du auf einem anderen Weg weiter. Nach dem Versand erhält die Rechnung den Status „versendet“. Mahnungen versendest du genauso.
Kann ich E-Mails in der Akte ablegen?
Ja. Mit „In Akte speichern“ übernimmst du eine verschlüsselte Kopie mit Betreff, Absender, Empfänger, Datum, Text und Anhängen in die Patientenakte. Die ursprüngliche E-Mail bleibt beim Anbieter. Einzelne Anhänge dürfen bis zu 10 MB groß sein.
Postfach in psyluna testen
Verbinde deine Praxisadresse und prüfe die Funktionen mit deinem eigenen Postfach.
Ohne Zahlungsdaten · keine automatische Verlängerung · wenn du bleibst: 29 €/Monat inkl. USt.