Online-Terminbuchung für Psychotherapeut:innen Termine online buchen
Lass Patient:innen und Bezugspersonen über einen persönlichen Link einen Termin buchen. Du legst die verfügbaren Zeiten fest. Ein Konto ist für die Buchung nicht erforderlich.
Auf einen Blick
- Jeder Link gilt für einen Termin und lässt sich mit einem Passwort schützen.
- Du gibst Zeiten je Terminart frei und kannst die Auswahl pro Einladung begrenzen.
- Bestehende Termine und Abwesenheiten werden berücksichtigt. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen.
- Personenbezogene Inhalte sind Ende-zu-Ende verschlüsselt.
Im Praxisalltag
Termine gezielt anbieten
Du bestimmst, welche Zeiten für welche Terminarten buchbar sind. Zusätzlich legst du die Sitzungsdauer, die Gültigkeit des Links und den Passwortschutz fest.
Jede Einladung gehört zu einer bereits angelegten Patient:in und gilt für genau einen Termin. Du kannst den Link an die Patient:in selbst oder eine Bezugsperson senden.
Neue Buchungen erscheinen in deinem Kalender, sobald psyluna geöffnet ist. Zuvor erhältst du eine E-Mail.
So funktioniert die Buchung
Buchungen einrichten
Hinterlege Praxisname, Adresse und einen Kontakthinweis für Fragen oder Absagen. Lege fest, wie viele Stunden vor Terminbeginn noch gebucht werden kann.
Zeiten freigeben
Markiere buchbare Zeiträume im Kalender und ordne ihnen die erlaubten Terminarten zu.
Einladung erstellen
Wähle Patient:in, Terminart, Sitzungsdauer und Pause. Entscheide, ob alle freien Zeiten der Terminart oder nur ausgewählte Zeiten angeboten werden.
Link teilen
Versende den Link selbst, etwa per E-Mail oder psyluna Safe. Ein optionales Passwort gibst du auf einem anderen Weg weiter, zum Beispiel persönlich oder per Telefon.
Termin auswählen
Die Empfänger:in öffnet den Link und bucht eine freie Zeit verbindlich. Du musst die Buchung nicht annehmen.
Termin im Kalender
Du erhältst eine E-Mail ohne Namen, Uhrzeit oder Link. Dein Browser übernimmt die Buchung in den verschlüsselten Kalender. Eine Terminbestätigung an die Patient:in versendest du selbst.
Ohne Konto buchen
Die Buchungsseite funktioniert auf dem Smartphone und am Computer. Sie zeigt deine Praxisangaben, die Terminart, die Sitzungsdauer und die verfügbaren Zeiten. Bei geschützten Einladungen ist zunächst das Passwort erforderlich.
Nach der Buchung ist der Link dauerhaft geschlossen und kann nicht wiederverwendet werden. Der Termin lässt sich zu Google Kalender, Outlook oder Apple Kalender hinzufügen. Für Absagen und Fragen wird dein Kontakthinweis angezeigt.
Buchbare Zeiten je Terminart
Du gibst Zeiträume für einzelne Tage frei und legst die erlaubten Terminarten fest. Bestehende Termine, Serien, Blocker und Abwesenheiten aus deinem Kalender bleiben gesperrt.
Terminauswahl festlegen
Pro Einladung wählst du, ob alle passenden Zeiten oder nur eine feste Auswahl angeboten werden. Beide Varianten berücksichtigen belegte Zeiten und den Mindestvorlauf.
Alle Termine
- Alle freien Zeiten der gewählten Terminart sind buchbar.
- Neu freigegebene Zeiten kommen automatisch hinzu, auch nach dem Versand des Links.
- Verlängerst du einen Zeitraum, werden die zusätzlichen Zeiten ebenfalls angeboten.
- Belegte und zu kurzfristige Zeiten entfallen automatisch.
Nur ausgewählte Termine
- Du markierst die gewünschten Zeiten im Kalender.
- Neu freigegebene Zeiten werden nicht automatisch angeboten.
- Kürzt du einen freigegebenen Zeitraum, entfallen betroffene Zeiten. Sie werden wieder angeboten, sobald du den Zeitraum erneut verlängerst.
- Bis zur Buchung kannst du die Auswahl ändern.
Einladung prüfen
Eine Vorschau zeigt die Anzahl der angebotenen Zeiten und die Angaben auf der Buchungsseite. Namen von Patient:innen werden dort nicht angezeigt.
Sind keine passenden Zeiten verfügbar, weist psyluna darauf hin. Eine Einladung ohne verfügbare Zeiten kannst du nur nach ausdrücklicher Bestätigung erstellen.
Link und Passwort teilen
psyluna erstellt den Link. Du versendest ihn selbst und kannst die Einladung zusätzlich mit einem Passwort schützen. Gib es getrennt vom Link weiter, zum Beispiel telefonisch.
Nach fünf falschen Passworteingaben wird die Einladung gesperrt. Du erhältst dann eine E-Mail. In der Buchungsübersicht kannst du die Einladung wieder entsperren. Der Link bleibt dabei gleich.
Doppelbuchungen vermeiden
Du kannst dieselbe Zeit in mehreren Einladungen anbieten. Wer zuerst bucht, erhält den Termin. psyluna verhindert weitere Buchungen für diese Zeit, auch wenn die Einladungen unterschiedliche Sitzungsdauern haben.
Ist eine zuvor ausgewählte Zeit inzwischen belegt, erhält die Empfänger:in einen Hinweis und kann eine andere wählen. Die Einladung bleibt gültig. Der anderen Empfänger:in wird nicht angezeigt, wer die Zeit gebucht hat.
1Erste Buchung
Ihr Termin ist gebucht
Die Praxis hat Ihre Buchung erhalten.
Zum Kalender hinzufügen
2Zeit inzwischen belegt
Donnerstag, 29. Oktober
Freitag, 30. Oktober
Sagst du einen gebuchten Termin ab, wird die Zeit für andere offene Einladungen wieder frei. Der bereits verwendete Link bleibt geschlossen.
Einladungen verwalten
In der Buchungsübersicht findest du aktive und abgeschlossene Einladungen sowie Meldungen mit „Kein Termin passt“.
Mindestvorlauf
Der Mindestvorlauf bestimmt, wie weit vor Terminbeginn eine Zeit spätestens gebucht werden kann. Er liegt zwischen 0 und 336 Stunden (14 Tage). Voreingestellt sind 24 Stunden. Änderungen gelten sofort für alle aktiven Einladungen deiner Praxis.
Gültigkeit und Ablauf
Du bestimmst, wie lange ein Link gültig bleibt. Voreingestellt sind 14 Tage, möglich sind bis zu 90 Tage. Danach ist die Einladung geschlossen.
Widerrufen und stoppen
Du kannst einzelne Einladungen widerrufen oder alle offenen Links deiner Praxis schließen. Bereits gebuchte Termine bleiben gültig.
„Kein Termin passt“
Empfänger:innen können melden, dass keine Zeit passt. Der Link bleibt gültig. Gibst du weitere Zeiten frei, können sie denselben Link erneut nutzen.
E-Mail-Benachrichtigung
Du erhältst nach einer Buchung eine E-Mail ohne Namen, Uhrzeit oder Link. Terminbestätigungen an Patient:innen versendest du selbst über dein E-Mail-Programm oder das psyluna-Postfach.
Im Kalender weiterarbeiten
Gebuchte Termine kannst du verschieben, dokumentieren und abrechnen. Ein Verweis im Termin führt zurück zur zugehörigen Einladung.
Technische Details
So funktioniert die Verschlüsselung
Dein Kalender ist Ende-zu-Ende verschlüsselt. Normalerweise kann psyluna deshalb weder die Uhrzeiten deiner Termine noch die zugehörigen Patient:innen lesen. Der Server speichert nur verschlüsselte Daten, die ausschließlich deine Geräte öffnen können.
Damit wäre keine verlässliche Onlinebuchung möglich. Wenn jemand einen Termin wählt, muss der psyluna Buchungsdienst sofort prüfen, ob die Zeit noch frei ist. Das gilt auch dann, wenn psyluna bei dir gerade nicht geöffnet ist. Wählen zwei Personen gleichzeitig dieselbe Zeit, darf nur eine buchen. Dafür muss der psyluna Buchungsdienst mindestens die angebotenen Zeiten und die Zeiträume lesen können, die sie überschneiden. Gegen verschlüsselte Uhrzeiten ließen sich Doppelbuchungen nicht zuverlässig ausschließen.
Deshalb ist die Terminbuchung eine bewusste Ausnahme. Der psyluna Buchungsdienst sieht, welche Zeiten angeboten oder belegt sind, aber nicht, wer dort einen Termin hat und worum es geht. Dazu speichert er Ablaufdatum und Status einer Einladung. Diese Metadaten sind nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt. Die Übersicht unter dem Diagramm zeigt genau, was lesbar ist und was verschlüsselt bleibt.
Für den Buchungsdienst lesbar
- Die angebotenen Zeiten jeder Einladung.
- Anonyme belegte Zeiträume, soweit sie angebotene Zeiten überschneiden.
- Eine gebuchte Zeit, bis dein Browser sie übernommen hat.
- Ablaufdatum und Status der Einladung (offen, gebucht, geschlossen, gesperrt).
Ende-zu-Ende verschlüsselt
- Namen von Patient:in und Bezugsperson. Der Buchungsdienst speichert keine Zuordnung von Personen zu Uhrzeiten.
- Terminart, Praxisname, Adresse und Kontakthinweis auf der Buchungsseite. Die Sitzungsdauer ergibt sich aus den angebotenen Zeiträumen und ist für den Buchungsdienst erkennbar.
- Link, Passwort und Einladungsangaben, wie sie in deinem Kalender gespeichert sind.
- Der übernommene Termin mit allen Notizen und der Dokumentation.
- Buchungsseite
- Die Buchungsseite läuft getrennt von der App und psyluna Safe. Sie lädt keine Inhalte Dritter und nutzt eine strenge Content Security Policy. Sie verwendet keine Cookies, Local Storage oder IndexedDB.
- Link
- Einladungs-ID, ein zufälliger geheimer Schlüsselwert mit 192 Bit und ein Salt stehen im Fragment hinter „#“. Browser senden diesen Teil der Adresse nicht automatisch an den Server. Nur die Einladungs-ID reicht die Buchungsseite gezielt weiter, Schlüsselwert und Salt bleiben im Browser. Eine Prüfsumme erkennt beschädigte Links.
- Schlüsselableitung
- Der Browser leitet mit HKDF-SHA-256 zwei unabhängige Werte aus diesem Schlüsselwert ab. Einer dient als Zugangsnachweis. Der andere dient zum Entschlüsseln des Inhaltsschlüssels. Bei Passwortschutz wird zusätzlich ein Wert verwendet, den Argon2id (64 MiB Speicher) aus dem Passwort berechnet. Der Server speichert einen Hash des Zugangsnachweises.
- Verschlüsselte Inhalte
- Terminart und Praxisangaben werden mit AES-256-GCM verschlüsselt. Die Sitzungsdauer ergibt sich aus den angebotenen Zeiträumen und ist für den Buchungsdienst erkennbar. Die Daten werden auf feste Größen aufgefüllt, damit ihre Länge weniger über den Inhalt verrät. Die Einladung mit Patient:in, Link und Passwort wird verschlüsselt in deinem Kalender gespeichert.
- Belegte Zeiten
- Dein Browser übermittelt nur belegte Zeiträume, die sich mit künftigen Verfügbarkeitsfenstern überschneiden, jeweils ohne Namen, Terminart oder Notizen. Ein Abgleich hält Buchungsdienst und Kalender aktuell, auch bei mehreren Geräten oder wenn eine Übertragung unterbrochen wurde.
- Verbindliche Buchung
- Der Server prüft die Gültigkeit der Einladung, den Mindestvorlauf und mögliche Überschneidungen in einer Datenbank-Transaktion. Dadurch kann eine Zeit nur einmal gebucht werden. Danach ist der Link geschlossen.
- Übernahme
- Bei geöffneter App fragt dein Browser alle 30 Sekunden nach neuen Buchungen. Er legt den verschlüsselten Termin an und bestätigt die Übernahme. Anschließend löscht der Server die gebuchte Uhrzeit.
- Aufbewahrung
- Angebotene und belegte Zeiten werden gelöscht, sobald sie vergangen sind oder die Buchung in deinen Kalender übernommen wurde. Metadaten geschlossener Einladungen, zum Beispiel Ablaufdatum und Status, werden nach 90 Tagen gelöscht. Löschst du eine Patient:in, werden die angebotenen Zeiten und noch nicht übernommenen Buchungen ihrer Einladungen sofort entfernt.
Weitere Informationen findest du auf der Seite zur Sicherheitsarchitektur.
Häufige Fragen
Brauchen Patient:innen ein Konto?
Nein. Patient:innen und Bezugspersonen buchen im Browser über den persönlichen Link. Eine App oder Anmeldung ist nicht erforderlich. Bei passwortgeschützten Einladungen müssen sie zunächst das Passwort eingeben.
Was passiert bei gleichzeitigen Buchungen?
Wer zuerst bucht, erhält den Termin. psyluna verhindert weitere Buchungen für dieselbe oder eine überlappende Zeit. Andere Empfänger:innen erhalten einen Hinweis und können eine andere Zeit wählen. Ihre Einladung bleibt gültig.
Wie wähle ich die angebotenen Zeiten aus?
Mit „Alle Termine“ bietest du alle passenden freien Zeiten an. Später freigegebene Zeiten werden automatisch angeboten. Mit „Nur ausgewählte Termine“ begrenzt du die Einladung auf die im Kalender markierten Zeiten.
Welche Daten sieht der Buchungsdienst?
Der Buchungsdienst verarbeitet angebotene und anonyme belegte Uhrzeiten sowie Ablaufdatum und Status der Einladung. Eine gebuchte Uhrzeit bleibt lesbar, bis dein Browser sie in den verschlüsselten Kalender übernommen hat. Patient:in, Bezugsperson, Terminart und Praxisangaben sind Ende-zu-Ende verschlüsselt.
Sind Absagen über den Link möglich?
Nein. Nach der Buchung ist der Link geschlossen. Für Absagen oder Änderungen sehen Patient:innen deinen Kontakthinweis. Du bearbeitest den Termin in deinem Kalender. Nach einer Absage wird die Zeit für andere offene Einladungen wieder frei.
Terminbuchung ausprobieren
Gib Zeiten frei und erstelle persönliche Buchungslinks direkt aus deinem Kalender.
Ohne Zahlungsdaten · keine automatische Verlängerung · wenn du bleibst: 29 €/Monat inkl. USt.